Zarządzanie czasem w pracy korepetytora

Zarządzanie czasem, a dokładniej zarządzanie sobą i swoimi zadaniami w czasie jest odwiecznym problemem wielu korepetytorów. Niestety nikt nie ma możliwości zwiększenia liczby godzin jednej doby, a natłok obowiązków z różnych kategorii jest tak wielki, że ciężko poradzić sobie z wykonaniem ich wszystkich, kiedy ma się na głowie zarówno pracę na etacie, popołudniowe zajęcia oraz obowiązki domowe i rodzinne. Jak do tego podejść? Jak ułatwić sobie pracę i osiąganie celów? Czy możemy to zrobić? Odpowiedź znajdziecie w poniższym artykule oraz w e-booku „Zawód: Korepetytor”, do pobrania którego zachęcamy, gdyż jest dostępny za darmo.

Z racji tego, że każdy z nas ma 24 godziny każdej doby, ważne jest aby tak rozplanować sobie zadania, aby wykorzystać czas jak najbardziej efektywnie, a przy tym osiągać cele. Umiejętność zarządzania zadaniami w czasie nie jest cechą nabytą, należy ją w sobie wykształcić i stopniowo doskonalić.

Praca korepetytora związana jest natłokiem zadań, często jest ich tak dużo, że zaczynają się piętrzyć. Na bok wtedy schodzą obowiązki rodzinne czy odpoczynek, który jest niezbędny do regeneracji. Warto wtedy sięgnąć do sprawdzonych sposobów, które pomogą efektywniej wykonywać nasze cele.

Zarządzanie czasem – podstawowe procesy

Musimy pamiętać, że organizowanie naszej pracy to ciągły proces, który należy nieustannie doskonalić. Realizacja zaplanowanych zamierzeń podzielona powinna zostać na konkretne etapy, które rozwiniemy poniżej:

• analiza wykorzystania czasu;
• wyznaczanie celów;
• planowanie i podejmowanie decyzji (priorytety);
• realizacja i organizacja;
• kontrola.

Analiza wykorzystania czasu

Podczas tego etapu powinniśmy określić czynniki zewnętrzne, które nam przeszkadzają oraz pomagają w efektywnej pracy, a także umiejętności potrzebne do wykonania danych czynności. Ma to być niejako inwentaryzacja czynników, na które mamy wpływ i możemy zmienić (umiejętności – ich posiadanie bądź nie) oraz na to, na co wpływu nie mamy, ale możemy zmniejszyć ich wpływ poprzez poszukiwanie rozwiązań alternatywnych. Dzięki temu mamy świadomość, co nas stymuluje w osiąganiu celów, a co hamuje. Jeśli odrzucimy te negatywne czynniki, będzie nam się lepiej pracowało. Warto też doskonalić te już nabyte umiejętności, aby w danej dziedzinie być wyspecjalizowanym.

Wyznaczanie celów

Lepsza organizacja może bezpośrednio przełożyć się na jakość życia. Wykonanie zadań powinniśmy traktować jako osiąganie większych lub mniejszych celów. Ważne jest, aby te cele bardzo dokładnie opisać. Pomocna w tym będzie metoda SMART, która służy do wyznaczania celów. Powinny one być:

• S – sprecyzowane – konkretny opis wyznaczanego celu.
• M – mierzalne – cel musi mieć policzalny wyznacznik lub realizowany być w ten sposób, by wiadomy był poziom jego realizacji.
• A – ambitny – wyznaczony cel musi być na tyle skomplikowany byśmy mogli odczuwać satysfakcję i będzie to istotny krok do osiągnięcia naszych marzeń lub aspiracji.
• R – realny – czyli możliwy przez nas do osiągnięcia.
• T – terminowy – określony w czasie, czyli do kiedy go osiągniemy.

Wykorzystanie tej metody do wyznaczania celów przynosi spektakularne efekty. Warto spróbować, aby się o tym przekonać i już zawsze tworzyć cele SMART.

Precyzyjne określenie zadania stanowi solidną podstawę do jego realizacji. Realizowanie trudnych, czasochłonnych i złożonych projektów lepiej podzielić na wiele mniejszych celów, które w całości stworzą zaplanowany przez nas projekt. W ten sposób łatwiej będzie je osiągać.

 Planowanie i podejmowanie decyzji (priorytety)

Ważne, aby dobrze planować swoje zadania, a także podejmować decyzje co do ich priorytetowości. Przydatne będą tu znane metody. Pierwszą z nich jest zasada Pareto (inaczej nazywana też 80/20), która mówi o tym, że 20% nakładów wykorzystywanych jest do osiągnięcia 80% efektów. Reguła ta powstała głównie w odniesieniu do aspektów ekonomicznych, gdzie uznaje się, że np. 20% pracowników sprzedaży realizuje 80% sprzedaży, 20% klientów przynosi 80% dochodów, ale ma zastosowanie w prawie każdym aspekcie życia i tak, dla przykładu: 20% swojej odzieży nosi się przez 80% czasu, 20% lekcji przynosi 80% rezultatów. Podsumowując zależność, w życiu tylko mała część pracy odpowiada za zdecydowaną większość korzyści, które się otrzymuje. Jaki z tego morał? Skupiajmy się na rzeczach naprawdę istotnych, które przynoszą największe zyski. Resztę można z czystym sumieniem odpuścić.

Do ustalenia ważności zadań pomocna będzie natomiast macierz 4 ćwiartek, która rozróżnia 2 aspekty: pilność i wagę zadania. Poniżej przedstawiona jest zasada wraz z opisem.

Realizacja i organizacja

Kiedy zabieramy się do realizacji zadania, jego wykonanie może rozkładać się zbyt długo w czasie. Dlatego warto zastosować kolejne metody, aby jak najrozsądniej i najefektywniej wykonać założone cele.

Dobrze znać założenie metody Parkinsona, która mówi o tym, że na wykonanie zadania poświęcamy tyle czasu, ile sobie zaplanujemy, a realizację będziemy przeciągać do ostatniego możliwego terminu. Wynika z tego wniosek, że warto planować sobie nieco krótszy czas na realizację zadań – w ten sposób zaoszczędzimy go trochę na inne czynności (np. przyjemności).

Inna z metod polegających na określeniu ważności spraw to podzielenie ich na trzy grupy: A, B oraz C. A, to te najważniejsze zadania dla nas, których za nic w świecie nie może wykonać nikt poza nami. Grupa B, to również zadania ważne, ale nie są priorytetami. Niektóre zadania tej grupy można delegować innym. Ostatnia C, to zadania, które nie są istotne i spokojnie można je powierzyć innym do wykonania lub odłożyć na później. Już po tej selekcji widać, które zadania zostaną dla nas, a które można oddać komuś innemu, bądź skorzystać z outsourcingu. Dlaczego delegowanie zadań jest tak ważne? Bo warto się specjalizować i osiągać w tym zakresie perfekcję, a innych zadań, w których nie czujemy się biegle, warto się pozbywać poprzez zlecanie innym.

 
Ostra selekcja

Dobrym sposobem na lepszą organizację swojej pracy jest przygotowanie kartki. Każdy dzień należy podzielić na 3 rubryki: 

• bieżące zadania, czyli aktualnie realizowane działania, które musimy zrobić jak najszybciej, dzisiaj;
• projekty, to większe zadania, które są rozłożone w czasie i wymagają wielu działań. Zapisujemy je w formie pierwszego działania, które musimy w tym projekcie wykonać (np. dla zrobienia prezentacji, będzie to ustalenie tytułu wystąpienia);
• „czekam na”, to lista działań, które wykonują inni na naszą rzecz (np. Monika – przesłanie tematów do prezentacji).

Dzięki takiemu podziałowi, będzie nam się lepiej zorganizować, po spojrzeniu w tabelę będzie od razu widać, jakie są działania do wykonania. Nie trzeba już analizować, co trzeba zrobić i nad czym pracować. To z pewnością ułatwia zadanie.

Złota zasada 2 minut

Ta bardzo prosta zasada naprawdę potrafi odmienić życie i sprawić, że będziemy bardziej efektywni, a lista zadań do wykonania znacznie się skróci. Chodzi w niej o wyodrębnienie tych zadań, których zrealizowanie nie zajmie dłużej niż 2minuty. Takie zadania powinniśmy wykonywać od razu. Niby błaha sprawa, ale nawet nie zdajemy sobie sprawy, ile jest w naszych głowach właśnie takich czynności, które wymagają tylko chwili, a frustrują nas, gdyż są na naszej liście do wykonania od wielu tygodni. Dlatego np. jeśli długo odkładamy wykonanie jakiegoś telefonu, powinniśmy złapać za słuchawkę, zadzwonić i już kłopot mniej. Zapłacenie rachunku? Internetowym sposobem, to też nie dłużej niż 2 minuty.

To tylko niektóre sposoby na radzenie sobie z naszymi zadaniami i organizowanie się w czasie. Dzięki kilku metodom podanym w artykule możemy lepiej zapanować nad wszystkimi sprawami, które mamy do wykonania.  Więcej metod na zarządzanie sobą w czasie znajdziesz w naszym e-booku pt.: Zawód: Korepetytor, który możesz pobrać za darmo pod tym linkiem.

Pobierz e-book: Zawód Korepetytor za darmo

Kontrola

Zarządzanie naszymi zadaniami w czasie warto wzbogacić o kontrolę. To ostatni etap w procesie realizacji projektów i dążenia do celów. Warto sobie odpowiedzieć na pytania:

1. Na co przeznaczyliśmy zbyt dużo swojego czasu i w jaki sposób dałoby się go następnym razem ograniczyć?
2. Co mogliśmy zrobić inaczej? Może warto byłoby wprowadzić usprawnienia, aby obowiązkowe czynności nie zajmowały nam tyle czasu?
3. Czego się nauczyliśmy?
4. Z czego jesteśmy bardzo zadowoleni? Co dało nam satysfakcję?
5. Czy dzisiejszy dzień przybliżył nas do naszych celów?

Odpowiedź na te pytania pozwoli przeanalizować, co poszło nie tak i nad czym powinno się popracować. Co jeszcze zostało do zrobienia i w jakim stopniu zbliżyliśmy się do celu. To powinno wpłynąć na nasze kolejne plany i działania związane z realizacją zadań.

Jeśli chcecie zapoznać się z dostępnymi narzędziami, które zdecydowanie ułatwią panowanie nad naszymi zadaniami, a także nad głównymi rozpraszaczami, które uniemożliwiają nam pracę, to zachęcamy do pobrania e-booka pt.: Zawód: Korepetytor. Powyższy artykuł jest częścią tej publikacji, a cały tekst możesz przeczytać w e-booku. Jest on dostępny za darmo. Możesz go pobrać poniżej.